HubSpot koppelen
Koppel HubSpot voor contactherkenning, afspraken en gesprekslogs.
Geschatte tijd
~10 min
Stappen
4
Niveau
Beginner
Wat heb je nodig
- Een HubSpot-account met beheerdersrechten
- Een Sainer-operator om de integratie op aan te zetten
- Sales Hub Professional of hoger (alleen voor afspraken inplannen)
Wat je gaat doen
- 1Voorwaarden controleren
- 2HubSpot koppelen via OAuth
- 3Instellen wat er tijdens een gesprek gebeurt
- 4Weten wat de beller ervaart
De HubSpot-koppeling verbindt je Sainer-telefoonoperator met je HubSpot CRM. Tijdens een gesprek herkent Sainer de beller aan zijn telefoonnummer, kan de operator een afspraak inplannen via je HubSpot-meetinglinks, en na afloop wordt het gesprek automatisch als call-activiteit in HubSpot gelogd.
Deze gids legt uit wat de koppeling doet, hoe je hem activeert en hoe je instelt wat er tijdens een gesprek gebeurt.
Controleer de voorwaarden
Zorg dat je het volgende hebt voordat je begint:
- Een HubSpot-account met beheerdersrechten om de app te koppelen.
- Een Sainer-operator waarop je de integratie wilt aanzetten.
- Sales Hub Professional of hoger — alleen nodig als je tijdens gesprekken afspraken wilt laten inplannen. Contactherkenning en gesprekslogging werken op elk HubSpot-abonnement.
HubSpot koppelen
Open in Sainer je operator en ga naar Tools → Integraties beheren. Klik bij HubSpot CRM op Activeren en daarna, in het zijpaneel dat opent, op Verbinden met HubSpot CRM. Log in bij HubSpot om toegang te verlenen.
Sainer vraagt alleen de rechten die het nodig heeft:
- Contacten lezen — om de beller te herkennen aan zijn telefoonnummer.
- Contacten schrijven — nodig om gesprekken als call-activiteit in HubSpot te loggen.
- Meetinglinks lezen (optioneel) — om beschikbare afspraakmomenten op te halen. HubSpot geeft dit alleen als je abonnement het ondersteunt.
Na het verlenen van toegang keer je automatisch terug naar Sainer en is de koppeling actief.
Instellen wat er tijdens een gesprek gebeurt
De koppeling werkt in drie fasen van een gesprek: vóór, tijdens en na. Je zet elke fase los aan of uit in de HubSpot-instellingen: open Integraties beheren en klik bij HubSpot CRM op Configureren. De meetinglinks voeg je toe in het zijpaneel van de tool HubSpot Afspraak Boeken op de Tools-pagina.
Contactherkenning (vóór het gesprek)
Zet Beller opzoeken inschakelen aan zodat Sainer bij een inkomend gesprek het telefoonnummer opzoekt in HubSpot. Wordt er een contact gevonden, dan kent de operator de naam en context van de beller vanaf de eerste seconde. Leg je ook korte interne toestelnummers vast bij contacten? Zet dan Interne toestelnummers opzoeken aan.
Afspraken inplannen (tijdens het gesprek)
Zet Vergaderingen inplannen inschakelen aan en voeg onder Vergaderlinks een of meer links toe. Per link geef je op:
- Vergaderlink-slug — de naam van je HubSpot-meetinglink (uit de meeting-URL).
- Weergavenaam — een herkenbare naam die de operator gebruikt.
- Gebruiksinstructies (optioneel) — wanneer de operator deze link mag aanbieden.
- Terugval e-mailadres (optioneel) — lukt het inplannen niet, dan vertelt de operator de beller dat iemand op dit adres contact opneemt om de afspraak handmatig te maken.
Stel ook de Standaard tijdzone in zodat voorgestelde tijden kloppen. De operator haalt live beschikbare momenten op, vraagt het e-mailadres van de beller en spelt het ter controle, en plant de afspraak dan in HubSpot in.
Gesprekslogging (na het gesprek)
Zet CRM-synchronisatie inschakelen aan om elk gesprek automatisch als call-activiteit in HubSpot vast te leggen, gekoppeld aan het herkende contact. Je bepaalt zelf wat er wordt meegestuurd:
- Samenvatting — een korte samenvatting van het gesprek.
- Transcriptie — het volledige uitgeschreven gesprek.
- Opnamelink — een link naar de opname van het gesprek.
- Analysevelden — extra velden die je uit het gesprek wilt vastleggen.
Is er geen contact gevonden, dan wordt het gesprek zonder contact gelogd: het staat dan wel in HubSpot, maar niet bij een contact. Zet Niets versturen zonder contactpersoon aan als je dan liever niets stuurt.
Zo blijft de gesprekshistorie van elke beller in HubSpot up-to-date.
Wat de beller ervaart
De koppeling werkt op de achtergrond; de beller merkt er niets technisch van. Een bekend contact wordt persoonlijk te woord gestaan, omdat de operator de naam al kent. Vraagt de beller om een afspraak, dan stelt de operator direct beschikbare momenten voor en bevestigt de afspraak nog tijdens het gesprek. Na afloop staat het volledige gesprek netjes in HubSpot bij het juiste contact — klaar voor opvolging door je team.
Meer weten?
Ga terug naar de homepage of selecteer een andere guide in de sidebar. Of kijk op sainer.nl!